איך להכין תוכנית עבודה אפקטיבית

You are currently viewing איך להכין תוכנית עבודה אפקטיבית

תוכנית עבודה היא מעין תוכנית כללית המסדרת את המטרות והיעדים של הארגון בצורה סכמטית ונגישה. כך שניתן יהיה לגזור ממנה משימות פרקטיות, שיאפשרו את גדילת והתפתחות העסק. או במילים אחרות, אפשר לקרוא לזה המצפן העסקי.

בניית תוכנית עבודה מאלצת אותנו לחשוב בצורה אסטרטגית ולנווט את צמיחת העסק על בסיס קבוע ולא להשאיר דברים ליד הגורל.

תוכנית עבודה מאפשרת לנו:

מדידה של התקדמות והצלחה, או אם יש צורך בשינוי כיוון בזמן אמת.

להערך נכון להוצאות כלכליות, גיוס כוח אדם, או פרוייקטים גדולים.

צמיחה לאורך כל השנה, בהירות עסקית, וראיה קדימה.

מכוונת את המאמצים לכיוון אחד ברור ומוגדר, במקום להתפזר בכל יום מחדש.

מתי כותבים תוכנית עבודה

הזמן הטוב ביותר הוא בסוף שנה, כהכנה לקראת השנה הקלנדרית החדשה. אבל אם העסק שלך נמצא בתהליך של שינוי, או עדיין לא הכנת תוכנית כזאת בעבר, אז כל זמן שהוא יהיה נכון ומדויק להכנת התוכנית.

 

לפני כתיבת התוכנית כדאי להתמקד בשאלות הבאות:

לאן אנחנו רוצים להתקדם >> איך אנחנו הולכים לבצע את זה >> איך נדע שהגענו לשם

אלו הן שאלות שילוו את הכנת התוכנית.

כתיבת תוכנית עבודה אפקטיבית בנויה ממספר שלבים

תוכנית עבודה מבוססת על חזון החברה ומטרותיה. בשלב ראשון יש להגדיר בצורה ברורה את חזון החברה, כך שיהיה ברור למה עושים את מה שאתם עושים. גם לכם וגם לעובדים שלכם.

החזון

הגדרת או תזכורת לחזון החברה. הסיבה שלשמה היא הוקמה, ומה מטרתה בעולם. זה המקום לציין את המאפיינים הייחודיים של העסק. הערכים החשובים ומה תרצו לקדם באמצעות העסק שלכם. זוהי מעין תמונה עתידית של העסק והשפעתו על החברה והסביבה שבה הוא פועל.

מטרת הארגון

זוהי התמונה הכוללת של איך הארגון הולך ליישם את החזון שלו במעשים היומיומיים.

לדוגמא החזון והמטרה של החברה שלי:

חזון החברה – לקדם מנהיגות נשית עסקית בעולם החדש, שתאפשר לנשים באשר הן לפרוץ תקרות זכוכית, לקדם להוביל ולהנהיג את חייהן, משפחתן והקהילה בה הן חיות.

מטרת החברה –מתן כלים, ידע והכשרה פשוטים, ישימים ונגישים לכל בעלת עסק בתחומי הדיגיטל, שיווק אסטרטגיה וניהול עסקי. 

דוגמא נוספת, חזון ומטרה של עיריית חיפה:

פורצת דרך בתחומי החינוך, ההשכלה, המדע והרפואה. מטרתה היא התייעלות ודגש על טכנולוגיה.

אם טרם כתבתם חזון מדויק לעסק שלכם, זה הזמן לעשות זאת.

כדאי שהחזון יהיה כתוב בשפה פשוטה, שברורה גם ללקוחות שלכם.

מומלץ שיהיה קצר, ספציפי ומעורר השראה.

איסוף מידע

שלב הבא הוא איסוף המידע לקראת הכנת התוכנית.

לשלב איסוף המידע חשיבות רבה. בשלב זה נוכל להבין את המצוי, כלומר איפה העסק עומד, מה ההזדמנויות השונות הנמצאות בפנינו, ובמה נוכל לשפר או להשתדרג בעסק.

לשם כך נוכל להעזר במודל SWOT אשר מאפשר להבין את העסק בהשוואה לגורמים חיצוניים ופנימיים  ובוחן מאפיינים עסקיים כמו חוזקות העסק, חולשות, אילו הזדמנויות קיימות בשוק וכדאי לשים לב אליהן, ומהם האיומים שעומדים בפנינו.

חוזקות

במה העסק שלכם חזק. מה היתרון התחרותי שלכם. במה העסק שלכם שונה שמאפשר לו להתקיים לאורך זמן ולגרום ללקוחות לחזור אליכם שוב ושוב. האם זה במוצר, בידע, בכוח אדם, בעליונות הטכנולוגית, שירות לקוחות, המחירים.

חולשות

במה העסק פחות טוב, או מתקשה וזה גורם לו להשאר מאחור יחסית לסביבתו ולהיות פחות תחרותי. האם שירות הלקוחות לא שירותי במיוחד, מערכות ישנות, סרבול פנימי של מנגנונים, תחלופת כוח אדם גבוהה שמובילה לחוסר מיומנות וכו'.

הזדמנויות

איזה הזדמנויות קיימות בשוק שתוכלו לנצל אותן לצורך גדילת הארגון. למשל טכנולוגיה חדשה שיכולה לשפר את העבודה הפנים ארגונית ובכך לשפר את השירות ללקוחות. האם שווקים חדשים מתעוררים או עשויים להיות לקוחות פוטנציאליים. האם יש מוצר חדש שמתאים לשוק הלקוחות הקיים ויכול לשפר את חייו.

איומים

מה קורה בסביבה החיצונית שעשוי לאיים על העסק שלכם. המתחרים שלכם, הסביבה הגיאופוליטית, רגולציה חדשה, טכנולוגיה מתקדמת שלא ידעתם עליה, לקוחות גדולים שעוזבים מסיבות כלכליות שלהם, סגירת גבולות, מלחמות סחר וכו'..

נתונים אלו יעזרו לשקף באיזה סביבה אנחנו פועלים. ולקבל החלטות אילו נושאים נרצה לקדם.

למשל, עסק שהאיום עליו הוא טכנולוגי, נרצה בשנה הקרובה להתייעל מבחינה טכנולוגית ולהפוך את העסק למתקדם יותר, כך שנוכל לעמוד בשורה אחת מול המתחרים שלנו.

דוגמא טובה לכך היא תקופת הקורונה כשהרבה עסקים התחילו לעבור לדיגיטל. עסקים שלא השכילו לבצע את המעבר בזמן, נשארו מאחור וחלק מהם אפילו נסגר.

אם אנחנו פועלים בסביבה שיש בה התפתחות של קהל חדש אופציונלי, נרצה להשקיע בשנה הקרובה בקידום השיווק לפלח השוק החדש שנוצר, לבחון את התאמת המוצרים שלנו לאותו פלח שוק, או להרחיב את ההיצע עבורו.

הכנת התוכנית

כדי שהתוכנית תהיה אפקטיבית היא חייבת להיות מפורטת ככל הניתן, כך שום דבר לא יפול בין הכסאות והכיונון יהיה מלא.  נארגן את כל המידע בטבלה מסודרת. מומלץ להשתמש בטבלת אקסל, או כל תוכנה אחרת שנוח לכם להשתמש בה.

דוגמא לטבלה: הנתונים המצוינים בה הם להמחשה בלבד

הצבת מטרות

מטרה היא כיוון כללי אליו אנחנו שואפים להגיע בעסק.

כדי שהתוכנית תהיה אפקטיבית מומלץ להציב  בין 3-5 מטרות לשנה הקרובה.

שאלות לבדיקה עצמית אם המטרות מתאימות לעסק שלך:

האם המטרות עולות בקנה מידה אחד עם החזון העסקי שלי.

האם המטרות ראויות – מלהיבות, מאתגרות.

האם אפשר למדוד אותן, כדי לוודא התקדמות ועשייה.

דוגמא למטרות שהצבתי לעצמי:

מטרות לשנה הקרובה

  1. להגדיל מודעות למותג
  2. להגדיל מכירות
  3. להגדיל מאגר ידע איכותי בנושאי הדיגיטל
  4. לשחרר מוצר חדש לשוק

דוגמאות נוספות למטרות עסקיות

להגדיל שביעות רצון לקוחות

להקטין עלויות

להקטין את משך הייצור

לחסוך בעלויות כוח אדם

להגדיל נתח שוק

להוציא 2 מוצרים חדשים בשנה

להגדיל רווחים

להתבסס כמותג מוביל בתחום ה…

לפתח פלטפורמה נוחה יותר למכירות

לטפח צוות מכירות מיומן ונאמן.

הגדרת יעדים

יעדים הם אבני הדרך להגיע למטרה. הם מאפשרים לנו להיות בתנועה מתמדת ולבחון איפה אנחנו נמצאים בהשוואה למקום שהגדרנו.

כדי שיעד יהיה אפקטיבי הוא צריך להיות מדיד, תחום בזמן, ספציפי, בר השגה, וריאלי. קוראים לזה מודל SMART

ספציפי – Specific  יעד צריך להיות מדויק, בניגוד למטרה שהיא ערטילאית. למשל, בחודש יוני אני מגייסת 3 עובדים חדשים לעסק שלי.

מדיד  Measurable – ברגע שהיעד מדיד, אפשר לבחון התקדמות. למשל, להגדיל את דף הפייסבוק שלי ב 300 עוקבים חדשים. ברגע שהגדרתי את המספר 300 אני יכולה לדעת אם התקרבתי אליו.

בר השגה – Attainable  רצוי להציב יעדים שתוכלו להשיג אותם. אין שום טעם להציב יעדים מטורפים שאין שום סיכוי להגיע אליהם. אם מראש נציב יעד שאין סיכוי להגיע אליו הוא יגרום לייאוש ולתחושה של תקיעות.

ריאלי – Realistic יעד צריך להיות ריאלי. כלומר משהו שאפשר לממש אותו. אם הצבת לעצמך יעד לגייס שלושה עובדים חדשים החודש, אבל העסק לא מביא הכנסה שמאפשרת לגייס כמות כזאת של עובדים, אז להציב יעד כזה יהיה מיותר.

תחום בזמן – Time Based   כאשר תוחמים משהו בזמן, זה מעורר אותנו לפעולה. אנחנו נוטים לפעול מהר יותר ויעיל יותר כשמלחיצים אותנו בלוחות זמנים. אנחנו מכוונים את המיינדסט שלנו להגיע ליעד שהוצב.

דוגמאות ליעדים שהצבתי לעצמי

  1. להגדיל ב- 45% מכירות בכל חודש
  2. הגדלת מספר עוקבים במדיה החברתית ב 300% במהלך 12 חודשים
  3. לכתוב ספר שיצא לאור עד ספטמבר
  4. להכין הרצאה שתהיה מוכנה עד ליולי
  5. להגדיל את מאגר תכני הידע ב 50 מאמרים / סרטונים / פודקאסטים לשימוש חינמי וחופשי ב 12 חודשים

דוגמאות נוספות ליעדים אפשריים

להפחית ב X%    את משך התהליך

להגדיל שביעות רצון לקוחות ב 25%

להקטין עלויות בX  אחוזים

להקטין את משך הייצור ב X אחוזים

לחסוך בעלויות כוח אדם

להגדיל נתח שוק בX אחוזים

להוציא 2 מוצרים חדשים בשנה

להגדיל רווחים ב X אחוזים

לטפח צוות מכירות שנשאר לחמש שנים לפחות

דרך השגה

איך אני הולכת להשיג את היעדים שהגדרתי. רצוי להיות ספציפים כמה שיותר.

אפשר לפרק את דרך ההגעה ליעד לאבני קפיצה קטנות מאוד. וכך להגדיר את כל הדרכים המדויקות שבהם תנקטו על מנת להגיע ליעד המוגדר.

למשל להגדיל מספר עוקבים במדיה החברתית, ידרוש ממני לייצר תוכן חדש ומקורי בכל יום, להוסיף 10 חברים חדשים לפרופיל האישי שלי בפייסבוק, להגדיל ב 100 עוקבים את הדף העסקי, להשתתף בקבוצות רלוונטיות וכו'.

משאבים נדרשים

כאן המקום שלנו להגדיר אילו משאבים ידרשו מאיתנו הפעולות שננקוט.

בין אם מדובר במשאבים כלכליים כמו הוצאות שיווק, גיוס עובדים חדשים, שימוש בפרילנסרים ואנשי מקצוע או הטמעה של מערכות טכנולוגיות חדשות בעסק.

ובין אם מדובר במשאבים של זמן ואנרגיה כמו למשל לפנות שעות עבודה ייעודיות כדי ליצור מוצר חדש, להדריך עובדים חדשים, ללמוד תחום חדש או לייעל תהליכים וכו'.

הגדרת המשאבים הנדרשים תאפשר לנו לנתב כספים, לצרכים הנחוצים של העסק, להכין תוכנית תקציבית מראש, ולהשאר עם היד על הדופק כדי למנוע זליגת משאבים מיותרים.

כמו גם הגדרת זמן מראש כדי שלא נגיע למצב שבו הגענו לתאריך היעד שהגדרנו ונגלה שלא הקצבנו מספיק זמן לעשיה, לימוד או הטמעה.

יורדים לרזולוציה נמוכה יותר

אחרי שמלאנו את הטבלה עם המטרות, יעדים, דרכי השגה ומשאבים נדרשים. עכשיו מתחילים לעבוד תכל'ס. יורדים לרזולוציה נמוכה יותר, שמים את כל היעדים ואבני הדרך על פני ציר הזמן ויוצרים תוכנית מפורטת לפי חודשים או רבעונים.

מומלץ להתחיל ברזולוציה גבוהה, שרואה את כל השנה קדימה.

כך אפשר לדעת מתי יש חגים ומועדים שעשויים לעכב את התוכניות. וליצור מבט על ריאלי. יש גם עסקים שתלויים בעונות השנה, או במועדים שונים וכדאי לסמן אותם מראש כדי להערך אליהם הרבה זמן מראש.

למשל אם אתם עסק עונתי, מומלץ לסמן את תחלופת העונות, ולחלק את התוכנית לארבעה חלקים לפי עונות השנה. אם אתם עסק בתחום מוצרי צריכה, תרצו בוודאי לסמן את כל החגים החשובים שבהם אנשים נוהגים לרכוש מתנות זה לזה או לעצמם הביתה.

עוד מומלץ לסמן אירועים אישיים, ימי חופש, ימים מיוחדים שבהם אתם לא עובדים מכל סיבה שהיא, אם יש יום בשבוע שמוקדש לעשיה אחרת שלא קשורה לעסק. סמנו הכל מראש. כך תראו את הזמינות שלכם לכל יעד שאתם הולכים להציב.

רשמו את רשימת היעדים ותנו להם תאריך מדויק. תאריך התחלתי ותאריך סופי. כל יעד סמנו בלוח השנה, בתאריך הביצוע המתוכנן. לאורך כמה ימים ימשך, אם יש תהליכים מסוימים שאפשר לפרק אותם לתתי שלבים רשמו כל שלב באיזה תאריך יבוצע.

לסיכום, תוכנית עבודה מסדרת את המטרות והיעדים של הארגון בצורה סכמטית ופשוטה כך שנהיה בהתקדמות מתמדת בעסק. היא מאפשרת לנו להיות עם האצבע על הדופק בכל רגע נתון לגבי העשייה, התקציב, והצמיחה המצופה. היא מסייעת בניהול זמן ומשאבים ומאפשרת לנו למדוד בצורה יעילה האם עמדנו ביעדים שלנו או שיש מקום לשפר.  

מגולש ללקוח משלם – קבלו את הצ'קליסט שילמד אתכם איך להגיע ללקוח האידיאלי ברשת ולהפוך אותו ללקוח משלם >> לחצו כאן להורדת הצ'קליסט

Rebecca Yaacov

אני יועצת ומלווה בעלי עסק בתהליכי שינוי עסקי, מסייעת לשדרוג המערכות הדיגיטלית, פנים וחוץ ארגוני, לייעל תהליכים ולפרוץ קדימה ולהוביל את העסק לשגשוג וצמיחה. שימשתי בעברי כמנהלת שיווק ודיגיטל במספר ארגונים גדולים מתמחה בפיתוח עסקי, חשיבה אסטרטגית ואיקומרס.

כתיבת תגובה