הצבת מטרות

מטרה היא כיוון כללי אליו אנחנו שואפים להגיע בעסק.

כדי שהתוכנית תהיה אפקטיבית מומלץ להציב  בין 3-5 מטרות לשנה הקרובה.

שאלות לבדיקה עצמית אם המטרות מתאימות לעסק שלך:

האם המטרות עולות בקנה מידה אחד עם החזון העסקי שלי.

האם המטרות ראויות – מלהיבות, מאתגרות.

האם אפשר למדוד אותן, כדי לוודא התקדמות ועשייה.

דוגמא למטרות שהצבתי לעצמי:

מטרות לשנה הקרובה

1. להגדיל מודעות למותג
2. להגדיל מכירות
3. להגדיל מאגר ידע איכותי בנושאי הדיגיטל
4. לשחרר מוצר חדש לשוק

דוגמאות נוספות למטרות עסקיות

להגדיל שביעות רצון לקוחות

להקטין עלויות

להקטין את משך הייצור

לחסוך בעלויות כוח אדם

להגדיל נתח שוק

להוציא 2 מוצרים חדשים בשנה

להגדיל רווחים

להתבסס כמותג מוביל בתחום ה…

לפתח פלטפורמה נוחה יותר למכירות

לטפח צוות מכירות מיומן ונאמן.

הגדרת יעדים

יעדים הם אבני הדרך להגיע למטרה. הם מאפשרים לנו להיות בתנועה מתמדת ולבחון איפה אנחנו נמצאים בהשוואה למקום שהגדרנו.

כדי שיעד יהיה אפקטיבי הוא צריך להיות מדיד, תחום בזמן, ספציפי, בר השגה, וריאלי. קוראים לזה מודל SMART

ספציפי – Specific  יעד צריך להיות מדויק, בניגוד למטרה שהיא ערטילאית. למשל, בחודש יוני אני מגייסת 3 עובדים חדשים לעסק שלי.

מדיד  Measurable – ברגע שהיעד מדיד, אפשר לבחון התקדמות. למשל, להגדיל את דף הפייסבוק שלי ב 300 עוקבים חדשים. ברגע שהגדרתי את המספר 300 אני יכולה לדעת אם התקרבתי אליו.

בר השגה – Attainable  רצוי להציב יעדים שתוכלו להשיג אותם. אין שום טעם להציב יעדים מטורפים שאין שום סיכוי להגיע אליהם. אם מראש נציב יעד שאין סיכוי להגיע אליו הוא יגרום לייאוש ולתחושה של תקיעות.

ריאלי – Realistic יעד צריך להיות ריאלי. כלומר משהו שאפשר לממש אותו. אם הצבת לעצמך יעד לגייס שלושה עובדים חדשים החודש, אבל העסק לא מביא הכנסה שמאפשרת לגייס כמות כזאת של עובדים, אז להציב יעד כזה יהיה מיותר.

תחום בזמן – Time Based   כאשר תוחמים משהו בזמן, זה מעורר אותנו לפעולה. אנחנו נוטים לפעול מהר יותר ויעיל יותר כשמלחיצים אותנו בלוחות זמנים. אנחנו מכוונים את המיינדסט שלנו להגיע ליעד שהוצב.

דוגמאות ליעדים:  

1. להגדיל ב- 45% מכירות בכל חודש
2. הגדלת מספר עוקבים במדיה החברתית ב 300% במהלך 12 חודשים
3. לכתוב ספר שיצא לאור עד ספטמבר
4. להכין הרצאה שתהיה מוכנה עד ליולי
5. להגדיל את מאגר תכני הידע ב 50 מאמרים / סרטונים / פודקאסטים לשימוש חינמי וחופשי ב 12 חודשים

דוגמאות נוספות ליעדים אפשריים

להפחית ב X%    את משך התהליך

להגדיל שביעות רצון לקוחות ב 25%

להקטין עלויות בX  אחוזים

להקטין את משך הייצור ב X אחוזים

לחסוך בעלויות כוח אדם

להגדיל נתח שוק בX אחוזים

להוציא 2 מוצרים חדשים בשנה

להגדיל רווחים ב X אחוזים

לטפח צוות מכירות שנשאר לחמש שנים לפחות

דרך השגה

איך אני הולכת להשיג את היעדים שהגדרתי. רצוי להיות ספציפים כמה שיותר.

אפשר לפרק את דרך ההגעה ליעד לאבני קפיצה קטנות מאוד. וכך להגדיר את כל הדרכים המדויקות שבהם תנקטו על מנת להגיע ליעד המוגדר.

למשל להגדיל מספר עוקבים במדיה החברתית, ידרוש ממני לייצר תוכן חדש ומקורי בכל יום, להוסיף 10 חברים חדשים לפרופיל האישי שלי בפייסבוק, להגדיל ב 100 עוקבים את הדף העסקי, להשתתף בקבוצות רלוונטיות וכו'.

משאבים נדרשים

כאן המקום שלנו להגדיר אילו משאבים ידרשו מאיתנו הפעולות שננקוט.

בין אם מדובר במשאבים כלכליים כמו הוצאות שיווק, גיוס עובדים חדשים, שימוש בפרילנסרים ואנשי מקצוע או הטמעה של מערכות טכנולוגיות חדשות בעסק.

ובין אם מדובר במשאבים של זמן ואנרגיה כמו למשל לפנות שעות עבודה ייעודיות כדי ליצור מוצר חדש, להדריך עובדים חדשים, ללמוד תחום חדש או לייעל תהליכים וכו'.

הגדרת המשאבים הנדרשים תאפשר לנו לנתב כספים, לצרכים הנחוצים של העסק, להכין תוכנית תקציבית מראש, ולהשאר עם היד על הדופק כדי למנוע זליגת משאבים מיותרים.

כמו גם הגדרת זמן מראש כדי שלא נגיע למצב שבו הגענו לתאריך היעד שהגדרנו ונגלה שלא הקצבנו מספיק זמן לעשיה, לימוד או הטמעה.

יורדים לרזולוציה נמוכה יותר

אחרי שמלאנו את הטבלה עם המטרות, יעדים, דרכי השגה ומשאבים נדרשים. עכשיו מתחילים לעבוד תכל'ס. יורדים לרזולוציה נמוכה יותר, שמים את כל היעדים ואבני הדרך על פני ציר הזמן ויוצרים תוכנית מפורטת לפי חודשים או רבעונים.

מומלץ להתחיל ברזולוציה גבוהה, שרואה את כל השנה קדימה.

כך אפשר לדעת מתי יש חגים ומועדים שעשויים לעכב את התוכניות. וליצור מבט על ריאלי. יש גם עסקים שתלויים בעונות השנה, או במועדים שונים וכדאי לסמן אותם מראש כדי להערך אליהם הרבה זמן מראש.

למשל אם אתם עסק עונתי, מומלץ לסמן את תחלופת העונות, ולחלק את התוכנית לארבעה חלקים לפי עונות השנה. אם אתם עסק בתחום מוצרי צריכה, תרצו בוודאי לסמן את כל החגים החשובים שבהם אנשים נוהגים לרכוש מתנות זה לזה או לעצמם הביתה.

עוד מומלץ לסמן אירועים אישיים, ימי חופש, ימים מיוחדים שבהם אתם לא עובדים מכל סיבה שהיא, אם יש יום בשבוע שמוקדש לעשיה אחרת שלא קשורה לעסק. סמנו הכל מראש. כך תראו את הזמינות שלכם לכל יעד שאתם הולכים להציב.

רשמו את רשימת היעדים ותנו להם תאריך מדויק. תאריך התחלתי ותאריך סופי. כל יעד סמנו בלוח השנה, בתאריך הביצוע המתוכנן. לאורך כמה ימים ימשך, אם יש תהליכים מסוימים שאפשר לפרק אותם לתתי שלבים רשמו כל שלב באיזה תאריך יבוצע.

לסיכום, תוכנית עבודה מסדרת את המטרות והיעדים של הארגון בצורה סכמטית ופשוטה כך שנהיה בהתקדמות מתמדת בעסק. היא מאפשרת לנו להיות עם האצבע על הדופק בכל רגע נתון לגבי העשייה, התקציב, והצמיחה המצופה. היא מסייעת בניהול זמן ומשאבים ומאפשרת לנו למדוד בצורה יעילה האם עמדנו ביעדים שלנו או שיש מקום לשפר.