אוטומציה עסקית, פירושה היכולת להעביר תהליכים בעסק למצב של אוטומט. כמו טייס אוטומטי שמעדכנים לו את כל הקואורדינטות מראש ואז נותנים למכונה לעשות את שלה. אוטומציה יכולה להתבצע במספר מישורים בעסק כגון, שירות לקוחות, ניהול ספקים, גבייה ותשלומים, שיווק, חווית לקוח, וכו'.
האם אוטומציה מתאימה לכל סוג של עסק
התשובה היא כן.
בכל עסק ישנם תהליכים שחוזרים על עצמם, באמצעות כלים טכנולוגיים ניתן לבצע את המשימות שחוזרות על עצמן ולייעל את תהליך העבודה. בין אם לקצר זמן עבודה, להפוך אותו לידידותי יותר עבור העובד, או הלקוח. להפוך תהליך מונוטוני לאוטומטי, ובכך לחסוך כסף והוצאות מיותרות.
דוגמא שכולנו מכירים היא מענה אוטומטי. כשאת יוצאת לחופשה את מגדירה בתיבת המייל שלך הודעה שלא תהיי זמינה בתאריכים מסוימים. בכל פעם שיגיע אלייך מייל לתיבת הדואר, הנמען יקבל את ההודעה האוטומטית שהגדרת מראש.
כך ניתן להגדיר תהליכים שונים בעסק, שלאחר ההגדרה הראשונית, יתבצעו אוטמטית בלי שתצטרכי להתערב בנעשה.
מה זה אומר תכל'ס
אוטומציה באה להקל על תהליכי עבודה, וכדי לבצע אותה נכון יש לפרק את התהליכים בעסק ולבחון לעומק מה דורש תהליך אוטומטי, ומה אפשר לייעל כך שיחסוך הוצאות, זמן ואנרגיה. המטרה היא לזהות את התהליכים שחוזרים על עצמם שוב ושוב, ואפשר להחליף אותם בשיטה יעילה ומהירה יותר.
סופר פארם למשל, מתמודדים עם כמויות של משלוחים. כדי לייעל את התהליך ולחסוך מאות שיחות טלפון של איפה המשלוח היא הפכו את שירות המשלוחים לאוטומטי כך כשמזמינים מהם משלוח יש להם תוכנה ששולחת הודעות למזמין ומעדכנת על כל שלב שבו נמצא המשלוח עד לרגע המסירה עצמה.
דוגמא נוספת של חברת אליס. חברת תיירות שבתקופת משבר הקורונה היתה צריכה לעמוד מול מבול של פניות מלקוחות בשל טיסות שהתבטלו. משום שכוח האדם מוגבל והשאלות חזרו על עצמן הם עשו תהליך אוטומטי שבו הוליכו את הגולש דרך סט של שאלות ותשובות מוגדרות מראש, כדי לאפשר מענה מהיר לכל הפונים.
בחברה אחרת שעבדתי בה, גולשים הזמינו מתנות מהאתר ושלחו אותם למישהו אחר. במקרה הזה התהליך האוטומטי הודיע לקונה כשהמתנה שלו הגיעה לנמען אליו הוא שלח. בנוסף לתהליך צירפנו גם את האפשרות לקבל חוות דעת על השירות, מה שהעלה באופן דרמטי את כמות הביקורות המפרגנות שהעסק קיבל.
איך מתחילים תהליך של אוטומציה עסקית
מיפוי התהליכים
כדי להתחיל בתהליך של אוטומציה מומלץ להכין על נייר מעין מפה ויזואלית של התהליכים שחוזרים על עצמם בעסק. זו יכולה להיות פעולה טכנית שחוזרת על עצמה, תהליך שלקוח עובר (כמו משפך שיווקי), תהליכי התקשורות עם ספקים, הרשמה לאחד המוצרים כמו סדנא או קביעת תור בקליניקה.
איפיון התהליכים
לאחר שמיפית את כל התהליכים, בוחרים את התהליך שיקל בצורה משמעותית על תפעול העסק ומתחילים לפרוט לפרוטות איך התהליך מתבצע. מה קורה בכל שלב, מה אמור להתבצע, ולאן הוא מוביל.
בחירת ספק
כשהתמונה ברורה לחלוטין, זה הזמן לחפש את הפתרון המתאים. זו יכולה להיות תוכנה שעושה בדיוק את התהליך שאת צריכה, או שזה יכול להיות פתרון מותאם לקוח שמומחה אוטומציה יוכל לבנות עבורך.
הרעיון הוא, להיות ברורה ובהירה כמה שיותר בתהליך כדי לקבל את התוצאה המדויקת שתשרת את העסק שלך.
אם את זקוקה לעזרה באיפיון התהליך, רשמי לי ואשמח לעזור.
מגולש ללקוח משלם – קבלו את הצ'קליסט שילמד אתכם איך להגיע ללקוח האידיאלי ברשת ולהפוך אותו ללקוח משלם >> לחצו כאן להורדת הצ'קליסט
